Tips Membuat Acara Meriah Dengan Budget Terbatas - Artjoka - Gaya Hidup Kreatif

Halo sobat artjoka,

Bagi kamu yang sering membuat event atau acara, baik itu acara keluarga, teman ataupun komunitas pastinya ingin membuat acara yang meriah tapi dengan budget terbatas. Definisi acara meriah memang tergantung perspektif ya tapi biasanya suatu acara dikatakan meriah jika acara berlangsung dengan lancar dan dihadiri oleh seluruh peserta undangan.

Nilai kemeriahan pada acara yang akan diselenggarakan tidak melulu soal kemewahan atau segala hal yang berlebihan. Dengan kreativitas dan perencanaan yang cermat, kamu dapat menciptakan pengalaman yang tak terlupakan dalam kegiatan acara yang kamu buat hanya dengan low budget.

Lantas bagaimana cara membuat suatu acara meriah dengan budget terbatas? Yuk baca lebih lanjut.

Acara Meriah bukan Berarti Mewah

Apa itu meriah? Disadur dari situs Glosarium Online, meriah merupakan kata yang memiliki konotasi yang menggambarkan kegembiraan, kehidupan yang bersemangat, serta suasana yang penuh dengan warna, keceriaan, kehangatan dan meninggalkan kesan yang tak terlupakan.

Acara meriah memiliki arti acara yang penuh dengan keceriaan dan kebahagiaan yang didukung oleh musik, tarian dan pencahayaan yang tepat sesuai dengan konsep acara.

Kamu dapat lebih fokus pada aspek-aspek kecil yang membuat orang bahagia, seperti kebersamaan, hiburan sederhana, dan kenangan bersama dibandingkan sibuk memikirkan elemen dekorasi, bintang tamu maupun hidangan mewah yang ingin disajikan.

Penting untuk memahami bahwa sederhana tidak berarti membosankan. Sebaliknya, keberhasilan sebuah acara seringkali terletak pada kreativitas dan perhatian terhadap detail, bukan pada seberapa besar pengeluaran yang dihabiskan.

Menggali ide-ide yang sederhana namun bermakna, seperti pertunjukan musik lokal, permainan interaktif, atau sesi memasak bersama, dapat membawa kesegaran dan kegembiraan pada acara Anda tanpa meningkatkan beban finansial secara signifikan.

Tips Membuat Acara Meriah dengan Low Budget

Berikut ini beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk bisa menyelenggarakan acara meriah dengan budget terbatas.

1. Memasak Hidangan Acara Bersama Tim

Hidangan makanan merupakan bagian dari penyelenggaraan acara yang selalu ada. Kamu bisa memilih resep sederhana namun menggugah selera, dan pastikan bahan-bahan yang digunakan affordable atau sesuai anggaran acara yang akan kamu buat.

Kamu bisa melibatkan anggota tim untuk membuat hidangan. Dengan demikian kamu tidak hanya akan menciptakan momen kebersamaan yang menyenangkan bersama anggota tim tetapi juga mengurangi biaya catering atau pemesanan makanan.

Disamping itu, untuk memaksimalkan budget, pertimbangkan untuk mengadakan acara di tempat terbuka seperti taman atau halaman rumah. Dekorasi yang sederhana namun kreatif seperti lampu-lampu hias atau alas meja dari bahan daur ulang dapat memberikan sentuhan estetis tanpa menguras kantong.

2. Buat Tema Acara yang Jelas dan Terkonsep

Pemilihan tema yang spesifik tidak hanya memberikan arah yang jelas dalam perencanaan, tetapi juga memudahkan dalam pengaturan dekorasi, hiburan, dan aspek-aspek lainnya.

Sebagai contoh, tema "Retro Party" atau "Hawaiian Luau" dapat menginspirasi pilihan dekorasi yang sederhana dan terjangkau, seperti menggunakan barang-barang vintage atau elemen alam yang dapat diakses dengan mudah.

Sejalan dengan itu, pemilihan tema acara yang jelas dapat memberikan panduan yang berharga, khususnya dalam hal gaya bunga buket yang dibutuhkan. Memilih tema yang terfokus, misalnya tema vintage atau bohemian, dapat membantu menyusun pilihan bunga yang lebih terjangkau dan sesuai dengan estetika yang diinginkan. Pilih bunga-bunga musiman atau yang lebih umum ditemukan sehingga dapat mengurangi biaya dekorasi tanaman hias.

3. Rencanakan Rundown Acara dari Jauh-jauh Hari

Dengan menyusun rundown acara secara detail, kamu dapat mengidentifikasi rangkaian kegiatan acara dan mengatur waktu dengan efisien, sehingga menghindari potensi kelebihan waktu yang dapat menambah biaya tambahan.

Pemilihan vendor atau penyedia layanan yang dapat memberikan harga bersaing juga dapat lebih mudah dilakukan jika kebutuhan acara telah dipetakan dengan jelas dalam rundown.

Dengan membuat perencanaan rundown jauh - jauh hari, kamu juga dapat mencari alternatif lain yang lebih terjangkau tanpa mengorbankan kualitas. Misalnya, dengan memiliki waktu yang cukup, kamu dapat mengamati penawaran dari berbagai vendor dan memilih yang sesuai dengan budget. Selain itu, melibatkan pihak-pihak terkait seperti keluarga atau teman dalam proses perencanaan dapat memberikan ide tambahan dan dukungan yang mungkin mengurangi biaya tertentu.

4. Pembagian Tugas yang Jelas

Dalam membuat suatu acara, tentunya kamu memiliki tim yang dapat membantu kamu menyelenggarakan acara bukan? Untuk itu kamu perlu membuat pembagian dan pendelegasian tugas yang jelas kepada setiap anggota tim.

Pembagian job desk kepada setiap anggota tim dapat mengoptimalkan sumber daya yang ada dan memastikan bahwa setiap aspek acara tercakup tanpa membebani anggaran secara berlebihan. Misalnya, penugasan tugas kepada anggota tim untuk mencari penawaran terbaik dari penyedia layanan atau untuk mengelola logistik acara dapat membantu dalam negosiasi harga dan penghematan biaya.

Pembagian tugas yang jelas juga meminimalkan risiko kebingungan dan kesalahan komunikasi, yang dapat berdampak pada keuangan acara. Pastikan setiap tim atau individu memiliki pemahaman yang kuat tentang tanggung jawab mereka dan dapat berkomunikasi secara efektif. Selain itu, melibatkan relawan atau sukarelawan dari kalangan teman dan keluarga juga dapat menjadi strategi efektif untuk mengurangi biaya pekerjaan.

5. Rencanakan Anggaran yang Tersedia

Mulailah dengan membuat daftar seluruh elemen yang perlu dicakup, seperti dekorasi, catering, hiburan, dan logistik. Tetapkan batas biaya untuk setiap aspek dan identifikasi prioritas untuk memastikan alokasi dana yang optimal. Dalam menentukan anggaran, pertimbangkan untuk mencari opsi yang lebih ekonomis tanpa mengorbankan kualitas, seperti menggunakan vendor lokal atau memanfaatkan barang-barang yang sudah dimiliki.

Sebagai contoh, menetapkan anggaran yang jelas untuk elemen khusus seperti bunga wisuda sangat penting. Bunga wisuda memiliki peran sentral dalam menciptakan suasana yang berkesan pada acara tersebut.

Untuk mengoptimalkan budget, pertimbangkan untuk bekerja sama dengan penata bunga lokal yang menawarkan harga yang kompetitif atau mengeksplorasi opsi bunga musiman yang lebih terjangkau. Selain itu, membatasi jumlah dan jenis bunga yang digunakan, tetapi tetap mempertahankan kualitas, dapat menjadi strategi efektif untuk mengontrol biaya tanpa mengurangi keindahan dekorasi.

6. Membatasi Jumlah Undangan Peserta Acara

Setiap mengadakan acara tentunya kita ingin mengundang semua orang, tapi jika budget yang kita miliki terbatas tentu saja hal ini tidak dapat dilakukan. Biasanya dalam merencanakan suatu acara, selain menentukan tema dan konsep acara, jenis hidangan lokasi, waktu dan tempat kita juga merencanakan jumlah peserta acara.

Jumlah peserta acara biasanya disesuaikan dengan anggaran yang tersedia berkaitan dengan anggaran konsumsi dan kapasitas tempat. Jika memungkinkan, kamu dapat melakukan pengurangan jumlah peserta acara untuk mengurangi biaya catering dan pengeluaran lainnya.

Selain mengurangi budget, membatasi jumlah peserta acara juga akan menciptakan atmosfer yang lebih terkendali dan lebih personal. Dengan jumlah undangan yang lebih sedikit, kamu dapat mengalokasikan anggaran dengan lebih efisien untuk memberikan pengalaman yang lebih kualitatif kepada setiap undangan. Pastikan untuk berkomunikasi secara jelas mengenai kebijakan undangan sehingga dapat diimplementasikan dengan lancar dan tanpa kesalahpahaman.

Tips membuat acara meriah low budget

Kesimpulan

Sekarang kamu bisa membuat acara meriah dengan sederhana tapi hangat dan penuh keceriaan dengan budget terbatas.

Menyelenggarakan acara meriah dengan budget terbatas memerlukan kombinasi antara kreativitas, perencanaan yang matang, dan fokus pada esensi kebersamaan. Kesuksesan sebuah acara tidak selalu sejalan dengan seberapa besar anggaran yang dikeluarkan, tetapi lebih kepada kemampuan untuk memaksimalkan setiap rupiah yang tersedia.

Penting untuk diingat bahwa sederhana bisa menjadi kunci untuk mencapai keberhasilan dalam perencanaan acara. Dengan menjaga fokus pada nilai-nilai inti acara dan menciptakan momen kebersamaan yang berarti, kita dapat membuktikan bahwa kebahagiaan tidak selalu terkait dengan kemewahan.

Dengan mengapresiasi keunikan dan kreativitas dalam setiap detail, acara dengan budget terbatas dapat menjadi platform untuk berbagi kebahagiaan dan menciptakan kenangan yang abadi.